Protocollo e Archivio

Ufficio

SERVIZI SEGRETERIA, PROTOCOLLO E AFFARI GENERALI Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679  

1. Titolare del trattamento

Ai sensi dell’art. 4 n. 7) del Regolamento (UE) 2016/679 (in seguito, “Regolamento”), il Titolare del Trattamento è il Comune di VANZAGHELLO con sede in Via Donatori Volontari del Sangue, 3. Tel.: 0331308911, E-mail: info@ comune.vanzaghello.mi.it PEC: comune.vanzaghello@postecert.it

2. Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO)

Il Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), ai sensi dell’art. 37 del Regolamento, è la società Trust Data Solutions S.r.l. con sede in Viale Cesare Cattaneo 10B, 22063 Cantù (CO). Contatti del team DPO Trust Data Solutions: Tel.: 031707879 E-mail: rpd@comune.vanzghello.mi.it PEC: dpotrustds@legalmail.it

3. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. c) del Regolamento, nonché per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare, ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. e) del Regolamento e dell’art. 2-ter del D.lgs. n. 196/2003 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”). Nel caso di trattamento di categorie particolari di dati personali, il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione europea e del diritto nazionale, ai sensi dell’art. 9 par. 2 lett. g) del Regolamento e dell’art. 2-sexies del D.lgs. n. 196/2003.

4. Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è finalizzato all’assolvimento delle funzioni istituzionali attribuite all’Ufficio comunale competente in materia di servizi segreteria protocollo e affari generali da leggi e regolamenti nazionali o da atti normativi europei applicabili in materia. Più nel dettaglio, tra le finalità del trattamento rientrano:

• La gestione dei flussi documentali tramite protocollazione;
• La conservazione archivistica dei documenti;
• L’organizzazione e la gestione dell’Albo Pretorio;
• La gestione dei sinistri e rapporti con gli istituti assicurativi;
• La gestione delle istanze di accesso civico;
• La gestione dei provvedimenti disciplinari;
• La concessione contributi a Comuni, Enti e soggetti pubblici e privati;
• La gestione dei provvedimenti amministrativi.

 

5. Destinatari o categorie di destinatari dei dati

I dati personali non sono comunicati a terzi, salvo che tale operazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge collegati alle finalità del trattamento. Il trattamento è effettuato dalle persone autorizzate e preposte alle relative attività in relazione alle finalità perseguite. Tali persone sono obbligate alla riservatezza in relazione allo svolgimento delle attività di trattamento di dati personali. Il trattamento dei dati personali può essere effettuato con la collaborazione di altri soggetti nominati come Responsabili del trattamento, che trattano i dati personali nel rispetto delle finalità e dei mezzi determinati dal Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento. In particolare, tra le categorie di destinatari dei dati rientrano:

• soggetti pubblici o privati cui il Titolare sia tenuto a comunicare i dati nel rispetto di disposizioni di legge;
• fornitori di servizi correlati alle attività di cui è incaricato l’Ufficio di riferimento, al fine di permettere l’erogazione dei servizi di competenza dell’Ufficio.

Ulteriori informazioni riguardo ai destinatari dei dati possono essere richieste al Titolare.

6. Modalità del trattamento e periodo di conservazione dei dati

Il trattamento si svolge nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali ed è improntato alla tutela della riservatezza e al rispetto dei principi di cui all’art. 5 del Regolamento, e in primo luogo al principio di liceità, correttezza e trasparenza del trattamento. Il trattamento è effettuato anche con l’ausilio di strumenti elettronici. Il Titolare non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, di cui all’art. 22 del Regolamento. I dati personali trattati saranno conservati per il periodo strettamente necessario all’erogazione dei servizi richiesti, e in ogni caso per il tempo definito dalle disposizioni normative vigenti in materia di conservazione degli atti e dei documenti amministrativi.

7. Trasferimento dei dati all’estero

I dati personali trattati per le predette finalità non sono di regola trasferiti a paesi terzi all’esterno dell’Unione europea o dello Spazio Economico Europeo (SEE), né ad organizzazioni internazionali. Nel caso in cui i dati dovessero essere trasferiti al di fuori del SEE, il Titolare si impegna a rispettare le disposizioni di cui al Capo V del Regolamento al fine di garantire un’adeguata protezione dei dati.

8. Diritti dell’interessato

Lei, in quanto interessato (persona fisica cui si riferiscono i dati trattati), può esercitare i diritti previsti dall’art. 15 e seguenti del Regolamento e in particolare:

• Il diritto di chiedere l’accesso ai propri dati personali ai sensi dell’articolo 15 del Regolamento,

• Il diritto di chiedere la rettifica dei propri dati personali ai sensi dell’articolo 16 del Regolamento,
• Il diritto di chiedere la cancellazione dei propri dati personali ai sensi dell’articolo 17 del Regolamento,
• Il diritto di chiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali ai sensi dell’articolo 18 del Regolamento,
• Il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento.

Per l’esercizio dei Suoi diritti Lei può rivolgersi al Titolare o al Responsabile della protezione dei dati attraverso i dati di contatto indicati sopra in questa Informativa. Al fine di esercitare i propri diritti, Lei può utilizzare il modulo per l’esercizio dei diritti degli interessati scaricabile dal sito internet del Garante per la protezione dei dati personali nella sezione Modulistica > Modello per l’esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali (formato .docx o formato .pdf) Nel caso in cui ritenga che il trattamento dei dati personali effettuato dal Titolare avvenga in violazione del Regolamento, Lei ha diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora oppure nel luogo ove si è verificata la presunta violazione del Regolamento (art. 77 del Regolamento). L’autorità di controllo italiana è il Garante per la protezione dei dati personali, i cui dati di contatto sono reperibili sul sito web dell’autorità (www.garanteprivacy.it). Informazioni e istruzioni per la presentazione e l’invio nonché il modello di reclamo sono pubblicati sul sito del Garante nella sezione Modulistica > Reclamo > Modello facsimile di reclamo formato .docx o formato .pdf).  

9. Natura del conferimento dei dati personali

Il conferimento dei dati è obbligatorio in quanto il loro mancato conferimento implica l’impossibilità di procedere all‘istruttoria e gestione della pratica e/o all’erogazione dei servizi predetti.